PENGAWASAN
PENDAHULUAN
Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen, yang merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan tugas-tugas organisasi akan dan telah terlaksana dengan baik sesuai dengan kebijaksanaan, instruksi, rencana dan ketentuan ketentuan yang telah ditetapkan serta peraturan yang berlaku. Pengawasan sebagai fungsi manajemen, sepenuhnya adalah tanggung jawab setiap pimpinan pada tingkat apapun .
Hakekat pengawasan adalah mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan, pemborosan, penyele-wengan, hambatan, kesalahan dan kegagalan dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Sebagai bagian dari aktifitas dan tanggung jawab pimpinan, sasaran pengawasan adalah mewujudkan dan meningkatkan efisiensi, efektifitas, rasionalitas dan ketertiban dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas organisasi.
Hasil pengawasan harus dijadikan masukan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan, untuk :
Oleh karena itu, pengawasan baru bermakna manakala diikuti langkah-langkah TINDAK LANJUT yang NYATA dan TEPAT. Dengan kata lain, tanpa tindak lanjut seperti yang dimaksud diatas, pengawasan sama sekali tidak ada artinya.
PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN
OBYEKTIF DAN MENGHASILKAN FAKTA
Pengawasan harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dan berbagai faktor yang mempengaruhi.
BERTITIK TOLAK DARI KEPUTUSAN PIMPINAN
Untuk dapat mengetahui dan menilai dan tidaknya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus bertitik tolak dari keputusan pimpinan yang tercantum dalam :
Pengawasan pada dasarnya adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, secara efisien, maka pengawasan harus bersifa mencegah sedini mungkin terjadinya kesalahan, berkembang dan terulangnya kesalahan.
BUKAN TUJUAN
Pengawasan hendaknya tidak dijadikan tujuan, tetapi merupakan sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan.
EFISIENSI
Pengawasan haruslah dilakukan secara efisien dan bukan justru menghambat efisiensi pelaksanaan pekerjaan.
MENEMUKAN KESALAHAN
Pengawasan harus ditujukan terutama untuk mencari (bukan mencari-cari) kesalahan/apa yang salah, kemudian mencari penyebab terjadinya kesalahan serta bagaimana sifat kesalahan, untuk mencari pemecahannya.
TINDAK LANJUT
Hasil temuan dari pelaksanaan pengawasan harus diikuti dengan tindak lanjut, berupa tindakan koreksi.
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
Berbagai metode dan tehnik pengawasan dapat dilakukan, misalnya pengawasan dengan pengecualian (control by exeption), pengawasan terhadap hasil/produksi/output (control through output, production control), pengawasan anggaran (budgetary control), pengawasan mutu terpadu (total quality control)
Apapun cara cara yang dilakukan, secara keseluruhan sistem pengawasan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Kesesuaian dengan sifat dan kebutuhan operasioanal.
Sistem pengawasan harus mencerminkan atau harus sesuai dengan sifat pekerjaan/operasional yang diawasi.
Menghasilkan Umpan Balik.
Sistem pengawasan harus memungkinkan timbulnya umpan balik, yaitu informasi untuk keperluan tindak lanjut, secara otomatis.
Melaporkan penyimpangan.
Sistem pengawasan harus memungkinkan pelaporan secara cepat dan akurat mengenai adanya penyimpangan, atau pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai dengan rencana atau peraturan yang berlaku.
Efisien dan Ekonomis.
Sistem Pengawasan harus secara mudah, cepat dan tepatmemberikan gambaran tentang keseluruhan kegiatan operasional dalam mewujudkan tujuan sesuai dengan rencana. Nilai hasil (output) pengawasan haruslah seimbang dengan biaya dan pengorbanan yang dikeluarkan untuk melaksanakan pengawasan tersebut
Flexible.
Sistem pengawasan harus mudah dilaksanakan dan apabila perlu dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan keadaan.
Menjamain Tindakan Korektif.
Pengawasan harus bermanfaat, yang berarti bahwa sistem pengawasan harus dapat menjamin terlaksananya tindakan korektif.
Oleh karena itu setiap temuan harus dilengkapi dengan penjelasan tentang penyebab dan faktor- faktor yang mempengaruhi terjadinya penyimpangan, dan sekaligus harus diberikan saran-saran pemecahannya.
Mengembangkan Pengawasan Diri Sendiri (self control)
Sistem pengawasan harus mendorong terciptanya dan berkembangnya pengawasan diri sendiri setiap satuan kerja /unsur di Rumah Sakit. Ini berarti mengembangkan rasa tanggung jawab para pelaksana kegiatan. Dengan demikian budaya pengawasan akan berkembang sesuai dengan hakekat pengawasan itu sendiri.
Memperhatikan Faktor Manusia.
Walaupun prinsip pengawasan bukan mencari siapa yang salah, namun perlu memperhatikan faktor manusia. Hal ini penting karena pada dasarnya manusia itu tidaksenang diawasi. Oleh karena itu dalam pelaksanaannya perlu digunakan pendekatan secara manusiawi, meski tidak meninggalkan kesan tegas dan obyektif . Apalagi bukannya tidak mungkin orang yang diawasi dalam kenyataannya mempunyai kedudukan, pangkat, atau jabatan yang lebih tinggi.
PENGAWASAN MELEKAT
Berhasil tidaknya pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas suatu organisasi , atau baik buruknya citra suatu organisasi dalam pandangan masyarakat, pertama tama adalah tanggung jawab pimpinannya. Demikian pula, massalah yang telah, sedang dan mungkin akan dihadapi, termasuk juga kualitas sumber daya manusia yang dipimpinnya.
Setiap pimpinan instansi ataupun satuan kerja, baik struktural maupun fungsional, memiliki kewajibandan tanggung jawab sebagaimana dimaksud diatas. Dengan kata lain setiap ATASAN LANGSUNG mempunyai kewajiban dan tanggung jawab tersebut. Untuk itu setiap pimpinan harus selalu berusaha sedini mungkin dapat mengetahui telah, sedang atau mungkin akan terjadi penyimpangan, hambatan, kesalahan dan kegagalan pencapaian tujuan serta pelaksanaan tugas satuan kerja masing-masing.
Selanjutnya pimpinan berkewajiban pula untuk secepat mungkin mengambil langkah langkah tindak lanjut untuk memecahkan masalah dan mencegah terulangnya atau berlanjutnya keadaan tersebut. Pimpinan juga harus selalu mempertahankan dan meningkatkan hal-hal yang sudah baik atau sesuai dengan rencana dan peraturan yang berlaku.
Semua itu hanya dapat diwujudkan dengan baik, kalau sitiap melakukan pengawasan sendiri dengan sebaik-baiknya. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan inilah yang disebut dengan PENGAWASAN MELEKAT (WASKAT). Dengan demikian maka waskat adalah merupakan kewajiban setiap pimpinan. Namun demikian satu hal yang perlu diingat bahwa pengawasan melekat yang dilakukan oleh setiap pimpinan tadi TIDAK dilakukan sendiri, oleh dirinya sendiri, namun oleh pimpinan selaku pejabat, sebagai fungsi jabatan dengan segala wewenang dan tanggung jawabnya.
Melaksanakan waskat berarti melaksanakan PENGENDALIAN atas gerak organisasi dan bawahan yang dipimpinnya. Oleh karena itu waskat akan selalu terkait dengan PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PENGGERAKAN dan lain-lain fungsi manajemen, dan tentunya keberhasilan ini semua juga ditentukan oleh mutu KEPEMIMPINAN (leadership) yang baik pula.
Pengertian, Tujuan dan Sasaran.
Menurut Instruksi Presiden No.1 Tahun 1989, Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai PENGENDALIAN yang TERUS MENERUS dilakukan oleh setiap atasan langsung terhadap bawahannya, secara preventf atau represif agar pelaksanaan tugas oleh bawahan tersebut berjalan secara EFISIEN sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundangan yang berlaku.
Yang dimaksud dengan dengan ATASAN LANGSUNG adalah pejabat yang karena struktur organisasinya atau kewenangan khusus, wajib mengawasi bawahan. BAWAHAN adalah mereka yang bertanggung jawab serta wajib melapor kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang diberikan kepada mereka.
Ditegaskan dalam Instruksi Presiden ini bahwa Waskat dilaksanakan dengan tujuan untuk men-ciptakan kondisi yang mendukung kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas, dengan sasaran
Ruang Lingkup Waskat
Adapun ruang lingkup pengawasan melekat adalah meliputi semua kegiatan operasional baik yang bersifat pelayanan dan penunjang medik, maupun administratif, meliputi :
1. Kegiatan Pelayanan Medik
2. Kegiatan Penunjang Medik
3. Kegiatan Perawatan
4. Kegiatan Pendidikan dan Latihan
5. Kegiatan Penelitian dan Pengembangan
6. Kegiatan Pengelolaan Keuangan
7. Kegiatan Pengelolaan Logistik
8. Kegiatan Kesekretariatan
9. Kegiatan Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pengawasan Melekat yang meliputi ruang lingkup seperti diatas harus dilakukan oleh setiap pimpinan satuan kerja di Rumah Sakit, baik pejabat struktural maupun non struktural, termasuk fungsional, seperti Komite, Tim, Panitia, Proyek dan sebagainya, baik aspek medis teknis maupun administratif, sesuai dengan kewenangan dan peraturan perundangan yang berlaku.
Prinsip-prinsip Pokok Waskat
Agar tujuan dan sasaran WASKAT dengan ruang lingkup seperti tersebut diatasdapat tercapai dan terselenggara secara efisien, maka dalam pelaksanaannya perlu memperhatikan dan mengem-bangkan prinsip-prinsip pokok sebagai berikut:
1.BERJENJANG
Pada prinsipnya Waskat dilakukan secara berjenjang, sesuai hierarkhi struktural, namun jika dirasa perlu seorang pimpinan dapat melakukan pengawasan kepada setiap jenjang dibawahnya.
2. KESADARAN DAN KEWAJARAN
Waskat harus dilakukan dan dilaksanakan oleh setiap pimpinan secara sadar dan wajar sebagai salah satu fungsi manajemen yang penting dan tak terpisahkan dari perencanaan dan pelaksanaan.
3. PENCEGAHAN
Waskat lebih diarahkan kepada usaha pencegahan terhadap terjadinya penyimpangan, oleh karena itu perlu adanya suatu sistem yang jelas untuk mencegah terjadinya penyimpangan, dengan demikian dapat diharapkan setiap fungsi dapat dijamin ter capai secara efisien.
4. PEMBINAAN
Waskat harus bersifat membina, oleh karena itu dalam pelaksanaannya, jika ditemukan penyimpangan, harus dicari penyebab terjadinya penyimpangan serta faktor-faktor yang pempengaruhi terjadinya penyimpangan, agar diketahui cara yang terbaik untuk mela-kukan tindakan koreksi dan khususnya agar penyimpangan tidak berlanjut atau terulang kembali.
5. OBYEKTIFITAS
Tindak lanjut terhadap temuan harus dilakukan secara tepat dan tertib, didasarkan pada penilaian yang obyektif melalui analisis yang cermat sesuai dengan kebijakan dan pera-turan perundangan yang berlaku, termasuk tentunya tindak lanjut berupa penghargaan bagi yang berprestasi baik.
6. TERUS MENERUS
Waskat harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan, sehingga pada akhirnya waskat akan terlaksana secara otomatis/dengan sendirinya dan konsisten.
7. SISTEMATIS
Waskat harus dilakukan secara tertib dan sistematis dalam arti dilakukan dengan meng-ikuti prosedur dan direncanakan dengan ba ik, serta berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Sarana Waskat
Yang dimaksud dengan sarana disini adalah berbagai hal yang disatu pihak menjadi pedoman pelaksanaan tugas/pekerjaan bagi bawahan dan dilain pihan sekaligus dijadikan sebagai alat & pedoman bagi atasan dalam melakukan Waskat. Sarana waskat merupakan akomodasi, cara-cara pelaksanaan atau perilaku bagi pelaksananya. Oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menciptakan sarana waskat dengan baik, dalam arti jelas, tidak dapat ditafsirkan lain, mudah dipahami dan memang dapat dilaksanakan (feasible).
Adapun sarana Waskat yang dimaksud adalah yang sering diberi istilah dengan unsur pengendalian intern, yaitu meliputi:
1.ORGANISASI
Dalam organisasi seluruh kegiatan di rumah sakit harus jelas strukturnya yang menggambarkan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang secara tegas, demikian pula terlihat hubungan kerja satu dengan yang lain. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan:
Setiap pimpinan satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugasnya wajib membuat dan menyusun kebijakan pelaksanaan sebagai pegangan bagi bawah-annya/ pelaksana.
Kebijakan ini hendaknya:
Dalam melaksanakan setiap tugas dan kegiatan harus dibuat rencana kerja, agar terdapat kejelasan tentang tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, cara pelaksanaan, waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan peker-jaan tersebut.
4. PROSEDUR KERJA
Prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang jelas mengenai urutan langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan suatu tugas/ peker-jaan/kegiatan.
Untuk memperjelas suatu prosedur selain dibuat secara tertulis, dilengkapi dengan:
Pencatatan hasil kerja dan pelaporan disusun untuk memberi kejelasan tentang informasi yang menyangkut pelaksanaan tugas, baik untuk mengetahui kemajuan ataupun hambatan-hambatan, untuk dapat mengendalikan pelaksanaan kegiatan. Untuk memperoleh kejelasan, pencatatan hasil kerja dan pelaporan harus:
Pembinaan personil/karyawan diperlukan untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja, disiplin dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya dan tidak mempunyai sikap dan tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugas.
Hal-hal yang perlu mendapat perhatian untuk mendapatkan pembinaan antara lain:
Keberadaan Pemeriksa Intern ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan agar terjamin bahwa keenam unsur/sarana waskat tesebut diatas dilaksanakan seba-gaimana mestinya. Dengan demikian maka unsur pemeriksa intern ini adalah berfungsi sebagai alat pimpinan untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan terhadap rencana, kebijakan maupun peraturan yang berlaku. Hasil Pemeriksaan inilah yang dimanfaatkan oleh pimpinan untuk mengambil tindakan koreksi. Dengan kata lain, pemeriksa memang tidak mempunyai wewenang untuk mengambil tindakan koreksi.
PENDAHULUAN
Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen, yang merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan tugas-tugas organisasi akan dan telah terlaksana dengan baik sesuai dengan kebijaksanaan, instruksi, rencana dan ketentuan ketentuan yang telah ditetapkan serta peraturan yang berlaku. Pengawasan sebagai fungsi manajemen, sepenuhnya adalah tanggung jawab setiap pimpinan pada tingkat apapun .
Hakekat pengawasan adalah mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan, pemborosan, penyele-wengan, hambatan, kesalahan dan kegagalan dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Sebagai bagian dari aktifitas dan tanggung jawab pimpinan, sasaran pengawasan adalah mewujudkan dan meningkatkan efisiensi, efektifitas, rasionalitas dan ketertiban dalam pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas organisasi.
Hasil pengawasan harus dijadikan masukan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan, untuk :
- Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidak tertiban.
- Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidak teriban tersebut.
- Mencari cara yang lebih baik atau membina yang telah baik untuk mencapai tujuan dan melaksanakan tugas-tugas organisasi.
Oleh karena itu, pengawasan baru bermakna manakala diikuti langkah-langkah TINDAK LANJUT yang NYATA dan TEPAT. Dengan kata lain, tanpa tindak lanjut seperti yang dimaksud diatas, pengawasan sama sekali tidak ada artinya.
PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN
OBYEKTIF DAN MENGHASILKAN FAKTA
Pengawasan harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dan berbagai faktor yang mempengaruhi.
BERTITIK TOLAK DARI KEPUTUSAN PIMPINAN
Untuk dapat mengetahui dan menilai dan tidaknya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus bertitik tolak dari keputusan pimpinan yang tercantum dalam :
- VISI, MISI dan TUJUAN Rumah Sakit
- Rencana Kerja yang telah ditetapkan
- Kejelasan sasaran dan target
- Kebijaksanaan dan Pedoman Kerja
- Instruksi dan perintah yang telah diberikan
- Peraturan dan ketentuan yang telah ditetapkan
Pengawasan pada dasarnya adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, secara efisien, maka pengawasan harus bersifa mencegah sedini mungkin terjadinya kesalahan, berkembang dan terulangnya kesalahan.
BUKAN TUJUAN
Pengawasan hendaknya tidak dijadikan tujuan, tetapi merupakan sarana untuk menjamin dan meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan.
EFISIENSI
Pengawasan haruslah dilakukan secara efisien dan bukan justru menghambat efisiensi pelaksanaan pekerjaan.
MENEMUKAN KESALAHAN
Pengawasan harus ditujukan terutama untuk mencari (bukan mencari-cari) kesalahan/apa yang salah, kemudian mencari penyebab terjadinya kesalahan serta bagaimana sifat kesalahan, untuk mencari pemecahannya.
TINDAK LANJUT
Hasil temuan dari pelaksanaan pengawasan harus diikuti dengan tindak lanjut, berupa tindakan koreksi.
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
Berbagai metode dan tehnik pengawasan dapat dilakukan, misalnya pengawasan dengan pengecualian (control by exeption), pengawasan terhadap hasil/produksi/output (control through output, production control), pengawasan anggaran (budgetary control), pengawasan mutu terpadu (total quality control)
Apapun cara cara yang dilakukan, secara keseluruhan sistem pengawasan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Kesesuaian dengan sifat dan kebutuhan operasioanal.
Sistem pengawasan harus mencerminkan atau harus sesuai dengan sifat pekerjaan/operasional yang diawasi.
Menghasilkan Umpan Balik.
Sistem pengawasan harus memungkinkan timbulnya umpan balik, yaitu informasi untuk keperluan tindak lanjut, secara otomatis.
Melaporkan penyimpangan.
Sistem pengawasan harus memungkinkan pelaporan secara cepat dan akurat mengenai adanya penyimpangan, atau pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai dengan rencana atau peraturan yang berlaku.
Efisien dan Ekonomis.
Sistem Pengawasan harus secara mudah, cepat dan tepatmemberikan gambaran tentang keseluruhan kegiatan operasional dalam mewujudkan tujuan sesuai dengan rencana. Nilai hasil (output) pengawasan haruslah seimbang dengan biaya dan pengorbanan yang dikeluarkan untuk melaksanakan pengawasan tersebut
Flexible.
Sistem pengawasan harus mudah dilaksanakan dan apabila perlu dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan keadaan.
Menjamain Tindakan Korektif.
Pengawasan harus bermanfaat, yang berarti bahwa sistem pengawasan harus dapat menjamin terlaksananya tindakan korektif.
Oleh karena itu setiap temuan harus dilengkapi dengan penjelasan tentang penyebab dan faktor- faktor yang mempengaruhi terjadinya penyimpangan, dan sekaligus harus diberikan saran-saran pemecahannya.
Mengembangkan Pengawasan Diri Sendiri (self control)
Sistem pengawasan harus mendorong terciptanya dan berkembangnya pengawasan diri sendiri setiap satuan kerja /unsur di Rumah Sakit. Ini berarti mengembangkan rasa tanggung jawab para pelaksana kegiatan. Dengan demikian budaya pengawasan akan berkembang sesuai dengan hakekat pengawasan itu sendiri.
Memperhatikan Faktor Manusia.
Walaupun prinsip pengawasan bukan mencari siapa yang salah, namun perlu memperhatikan faktor manusia. Hal ini penting karena pada dasarnya manusia itu tidaksenang diawasi. Oleh karena itu dalam pelaksanaannya perlu digunakan pendekatan secara manusiawi, meski tidak meninggalkan kesan tegas dan obyektif . Apalagi bukannya tidak mungkin orang yang diawasi dalam kenyataannya mempunyai kedudukan, pangkat, atau jabatan yang lebih tinggi.
PENGAWASAN MELEKAT
Berhasil tidaknya pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas suatu organisasi , atau baik buruknya citra suatu organisasi dalam pandangan masyarakat, pertama tama adalah tanggung jawab pimpinannya. Demikian pula, massalah yang telah, sedang dan mungkin akan dihadapi, termasuk juga kualitas sumber daya manusia yang dipimpinnya.
Setiap pimpinan instansi ataupun satuan kerja, baik struktural maupun fungsional, memiliki kewajibandan tanggung jawab sebagaimana dimaksud diatas. Dengan kata lain setiap ATASAN LANGSUNG mempunyai kewajiban dan tanggung jawab tersebut. Untuk itu setiap pimpinan harus selalu berusaha sedini mungkin dapat mengetahui telah, sedang atau mungkin akan terjadi penyimpangan, hambatan, kesalahan dan kegagalan pencapaian tujuan serta pelaksanaan tugas satuan kerja masing-masing.
Selanjutnya pimpinan berkewajiban pula untuk secepat mungkin mengambil langkah langkah tindak lanjut untuk memecahkan masalah dan mencegah terulangnya atau berlanjutnya keadaan tersebut. Pimpinan juga harus selalu mempertahankan dan meningkatkan hal-hal yang sudah baik atau sesuai dengan rencana dan peraturan yang berlaku.
Semua itu hanya dapat diwujudkan dengan baik, kalau sitiap melakukan pengawasan sendiri dengan sebaik-baiknya. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan inilah yang disebut dengan PENGAWASAN MELEKAT (WASKAT). Dengan demikian maka waskat adalah merupakan kewajiban setiap pimpinan. Namun demikian satu hal yang perlu diingat bahwa pengawasan melekat yang dilakukan oleh setiap pimpinan tadi TIDAK dilakukan sendiri, oleh dirinya sendiri, namun oleh pimpinan selaku pejabat, sebagai fungsi jabatan dengan segala wewenang dan tanggung jawabnya.
Melaksanakan waskat berarti melaksanakan PENGENDALIAN atas gerak organisasi dan bawahan yang dipimpinnya. Oleh karena itu waskat akan selalu terkait dengan PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PENGGERAKAN dan lain-lain fungsi manajemen, dan tentunya keberhasilan ini semua juga ditentukan oleh mutu KEPEMIMPINAN (leadership) yang baik pula.
Pengertian, Tujuan dan Sasaran.
Menurut Instruksi Presiden No.1 Tahun 1989, Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai PENGENDALIAN yang TERUS MENERUS dilakukan oleh setiap atasan langsung terhadap bawahannya, secara preventf atau represif agar pelaksanaan tugas oleh bawahan tersebut berjalan secara EFISIEN sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundangan yang berlaku.
Yang dimaksud dengan dengan ATASAN LANGSUNG adalah pejabat yang karena struktur organisasinya atau kewenangan khusus, wajib mengawasi bawahan. BAWAHAN adalah mereka yang bertanggung jawab serta wajib melapor kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang diberikan kepada mereka.
Ditegaskan dalam Instruksi Presiden ini bahwa Waskat dilaksanakan dengan tujuan untuk men-ciptakan kondisi yang mendukung kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas, dengan sasaran
- Meningkatkan disiplin serta prestasi kerja dan pencapaian sasaran pelaksanaan tugas.
- Menekan sekecil mungkin penyalah gunaan wewenang.
- Menekan sekecil mungkin kebocoran serta pemborosan keuangan negara.
- Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
- Mempercepat pengurusan kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku.
Ruang Lingkup Waskat
Adapun ruang lingkup pengawasan melekat adalah meliputi semua kegiatan operasional baik yang bersifat pelayanan dan penunjang medik, maupun administratif, meliputi :
1. Kegiatan Pelayanan Medik
2. Kegiatan Penunjang Medik
3. Kegiatan Perawatan
4. Kegiatan Pendidikan dan Latihan
5. Kegiatan Penelitian dan Pengembangan
6. Kegiatan Pengelolaan Keuangan
7. Kegiatan Pengelolaan Logistik
8. Kegiatan Kesekretariatan
9. Kegiatan Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pengawasan Melekat yang meliputi ruang lingkup seperti diatas harus dilakukan oleh setiap pimpinan satuan kerja di Rumah Sakit, baik pejabat struktural maupun non struktural, termasuk fungsional, seperti Komite, Tim, Panitia, Proyek dan sebagainya, baik aspek medis teknis maupun administratif, sesuai dengan kewenangan dan peraturan perundangan yang berlaku.
Prinsip-prinsip Pokok Waskat
Agar tujuan dan sasaran WASKAT dengan ruang lingkup seperti tersebut diatasdapat tercapai dan terselenggara secara efisien, maka dalam pelaksanaannya perlu memperhatikan dan mengem-bangkan prinsip-prinsip pokok sebagai berikut:
1.BERJENJANG
Pada prinsipnya Waskat dilakukan secara berjenjang, sesuai hierarkhi struktural, namun jika dirasa perlu seorang pimpinan dapat melakukan pengawasan kepada setiap jenjang dibawahnya.
2. KESADARAN DAN KEWAJARAN
Waskat harus dilakukan dan dilaksanakan oleh setiap pimpinan secara sadar dan wajar sebagai salah satu fungsi manajemen yang penting dan tak terpisahkan dari perencanaan dan pelaksanaan.
3. PENCEGAHAN
Waskat lebih diarahkan kepada usaha pencegahan terhadap terjadinya penyimpangan, oleh karena itu perlu adanya suatu sistem yang jelas untuk mencegah terjadinya penyimpangan, dengan demikian dapat diharapkan setiap fungsi dapat dijamin ter capai secara efisien.
4. PEMBINAAN
Waskat harus bersifat membina, oleh karena itu dalam pelaksanaannya, jika ditemukan penyimpangan, harus dicari penyebab terjadinya penyimpangan serta faktor-faktor yang pempengaruhi terjadinya penyimpangan, agar diketahui cara yang terbaik untuk mela-kukan tindakan koreksi dan khususnya agar penyimpangan tidak berlanjut atau terulang kembali.
5. OBYEKTIFITAS
Tindak lanjut terhadap temuan harus dilakukan secara tepat dan tertib, didasarkan pada penilaian yang obyektif melalui analisis yang cermat sesuai dengan kebijakan dan pera-turan perundangan yang berlaku, termasuk tentunya tindak lanjut berupa penghargaan bagi yang berprestasi baik.
6. TERUS MENERUS
Waskat harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan, sehingga pada akhirnya waskat akan terlaksana secara otomatis/dengan sendirinya dan konsisten.
7. SISTEMATIS
Waskat harus dilakukan secara tertib dan sistematis dalam arti dilakukan dengan meng-ikuti prosedur dan direncanakan dengan ba ik, serta berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Sarana Waskat
Yang dimaksud dengan sarana disini adalah berbagai hal yang disatu pihak menjadi pedoman pelaksanaan tugas/pekerjaan bagi bawahan dan dilain pihan sekaligus dijadikan sebagai alat & pedoman bagi atasan dalam melakukan Waskat. Sarana waskat merupakan akomodasi, cara-cara pelaksanaan atau perilaku bagi pelaksananya. Oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menciptakan sarana waskat dengan baik, dalam arti jelas, tidak dapat ditafsirkan lain, mudah dipahami dan memang dapat dilaksanakan (feasible).
Adapun sarana Waskat yang dimaksud adalah yang sering diberi istilah dengan unsur pengendalian intern, yaitu meliputi:
1.ORGANISASI
Dalam organisasi seluruh kegiatan di rumah sakit harus jelas strukturnya yang menggambarkan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang secara tegas, demikian pula terlihat hubungan kerja satu dengan yang lain. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan:
- Rumusan tugas pokok dan fungsi setiap satuan kerja
- Uraian jabatan atau job description, yang merupakan tindak lanjut terhadap hasil analisa jabatan
Setiap pimpinan satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugasnya wajib membuat dan menyusun kebijakan pelaksanaan sebagai pegangan bagi bawah-annya/ pelaksana.
Kebijakan ini hendaknya:
- Tidak bertentangan dengan kebijakan yang lebih tinggi/atasan
- Tertulis dan terinci
- Sistematis dan konsisten
- Berorientasi kepada penyelesaian tugas secara efisien
- Di-informasikan kepada semua pelaksana
Dalam melaksanakan setiap tugas dan kegiatan harus dibuat rencana kerja, agar terdapat kejelasan tentang tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, cara pelaksanaan, waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan peker-jaan tersebut.
4. PROSEDUR KERJA
Prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang jelas mengenai urutan langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan suatu tugas/ peker-jaan/kegiatan.
Untuk memperjelas suatu prosedur selain dibuat secara tertulis, dilengkapi dengan:
- Simbol-simbol atau gambar dan skema yang disusun secara sistematis.
- Istilah –istilah yang mudah dipahami dan tidak dapat ditasfsirkan lain.
Pencatatan hasil kerja dan pelaporan disusun untuk memberi kejelasan tentang informasi yang menyangkut pelaksanaan tugas, baik untuk mengetahui kemajuan ataupun hambatan-hambatan, untuk dapat mengendalikan pelaksanaan kegiatan. Untuk memperoleh kejelasan, pencatatan hasil kerja dan pelaporan harus:
- Berdasarkan fakta
- Dibuat sesuai dengan prosedur kerja yang telah ditetapkan
- Mencakup demua aspek dan tahapan
- Tepat waktu dan teratur
Pembinaan personil/karyawan diperlukan untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja, disiplin dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya dan tidak mempunyai sikap dan tindakan yang bertentangan dengan maksud serta kepentingan tugas.
Hal-hal yang perlu mendapat perhatian untuk mendapatkan pembinaan antara lain:
- Reward and punishment system yang tegas, sehingga setiap karyawan mengetahui penghargaan yang akan didapat setiap kali membuat prestasi atau pun hukuman apa yang akan didapat jika melakukan kesalahan atau penyimpangan.
- Pembinaan dan pengembangan pengetahuan dan ketrampilan untuk meningkatkan prestasi dan produktifitas kerja, melalui kegia tan pendidikan maupun pelatihan
Keberadaan Pemeriksa Intern ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan agar terjamin bahwa keenam unsur/sarana waskat tesebut diatas dilaksanakan seba-gaimana mestinya. Dengan demikian maka unsur pemeriksa intern ini adalah berfungsi sebagai alat pimpinan untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan terhadap rencana, kebijakan maupun peraturan yang berlaku. Hasil Pemeriksaan inilah yang dimanfaatkan oleh pimpinan untuk mengambil tindakan koreksi. Dengan kata lain, pemeriksa memang tidak mempunyai wewenang untuk mengambil tindakan koreksi.
